Vers l’Entreprise 2.0 et au delà !

Vers l’Entreprise 2.0 et au delà !

Quand on parle d’Entreprise 2.0, on pense souvent en premier lieu aux actions marketing d’une entreprise sur le Web 2.0. Pourtant, le véritable sens de l’Entreprise 2.0 est autre et tout aussi important. Il s’agit de devenir une entreprise collaborative en interne.
L’enjeu est important car les performances de votre entreprise peuvent en être décuplées.

À titre d’exemple, nous avons mis en place chez Akova, un serveur Wiki et blog interne, des calendriers partagés, des dossiers partagés et un outil de Gestion de projet. Une mise en oeuvre des outils par étapes successives va favoriser une bonne prise en main afin que tous les employés se les approprient correctement. Il faut aussi prendre le temps d’organiser comme il faut tous ces outils afin qu’ils soient efficaces.

Le Wiki pour partager ses connaissances

Wiki Server 2 sur Mac OS X Server

Le Wiki est votre base de connaissance commune. Il faut viser à amener tous les employés à y mettre tout ce qui pourrait être utile aux autres employés. Ce n’est pas toujours facile car les employés ont parfois l’habitude de garder secrètement leurs trouvailles afin de se donner un avantage sur leurs collègues. Nous avons fait le choix de Wiki Server 2 qui est très efficace et méconnu car il vient avec le système Mac OS X Server. Celui-ci intègre aussi un blog interne qui permet de communiquer plus librement au sein de l’entreprise. Le wiki permet aussi de travailler à plusieurs sur la même activité et gère très bien l’historique des versions de chaque page.

Les calendriers pour s’organiser

Google Calendar

Pour les calendriers partagés, nous avons choisi Google Apps qui peut gérer aussi les courriels. Il présente l’avantage de proposer une intégration facile dans de nombreux logiciels. On peut ainsi consulter le calendrier sur son téléphone iPhone, Android ou Blackberry, sur sa tablette iPad, sur Outlook sous Windows, sur iCal sous Mac ou encore tout simplement dans un navigateur.

Les dossiers pour partager ses documents

Les dossiers partagés permettent bien entendu de stocker les documents de tous les projets. Lorsque plusieurs personnes sont amenées à travailler sur un document, il est préférable d’utiliser le Wiki afin de construire son contenu pour ensuite l’enregistrer dans un des dossiers partagés.

La gestion de projet pour travailler de manière structurée

Teambox

Enfin pour la gestion de projets, nous avons opté pour l’excellent teambox. Il a de nombreuses fonctionnalités mais sait rester simple. Les tâches peuvent être alors assignées plus facilement et on y gagne énormément de temps de gestion.

Voici donc une petite liste d’outils qui pourraient améliorer les performances de votre entreprise. Même si vous en n’utilisez qu’un, vous pourrez mettre le pied dedans et peut-être en utiliserez vous d’autres par la suite.

Vous en connaissez d’autres ? Vous avez un avis à partager avec nous ? N’hésitez-pas à nous contacter en mode collaboratif…

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  • http://www.sd-efficiency.com Olivier MATHIEU

    Merci pour ces exemples – j’en ajouterai 1 avec EFFICEO ou comment gérer simplement et efficacement des Plans d’Actions.

    Avec EFFICEO on a fait collaborer sans gestion de projet particulière plus de 500 employés en moins de 6 mois, on a permis à une grande entreprise de gérer conjointement et en 3 clics :
    - 600 Plans d’Actions ?
    - 15 projets transversaux ?
    - 10 axes de progrès stratégiques ?

    EFFICEO c’est Plus SIMPLE et beaucoup Plus EFFICACE qu’Excel (ou d’autres outils) pour :
    - Gérer des projets transversaux ou stratégiques ;
    - Gérer des projets Lean 6-Sigma ;
    - Manager des services ou des départements ;
    - Gérer les Plans d’Actions Qualités et les Plans de Progrès.

    EFFICEO c’est aussi une mise en œuvre naturelle, autoportante et itérative (les utilisateurs sont cooptés au fil de la mise en œuvre des Plans d’Actions) sans gestion de projet associée à l’outil.

    EFFICEO c’est :
    - SANS formation,
    - SANS administration,
    - SANS installation (Appli web)

    Question coût et ROI, là il n’y a pas de question à se poser, on démontre aisément que pour 25 utilisateurs et par an EFFICEO c’est :
    - un coût de 10 k€ ;
    - un gain minimum de 60 k€ (temps gagner sur les relances et la préparation des réunions) ;
    - un gain minimum de 500 heures en réunions qu’il est possible alors de réutiliser autrement

    En savoir plus sur http://www.efficeo.com

    Olivier

  • Michel Abitteboul

    Intéressant cette étude de cas, merci. Pour les coutils collaboratifs de gestion de projet, on peut citer également en gratuits Manymoon, PBworks et toutes les autres plateformes wiki bien sûr. Basecamp est incontournable pour les gros projets mais ça peut rapidement devenir une usine à gaz :-) Manymoon vient d’être racheté par SalesForce et ça devrait encore accélérer leur développement. L’interface du produit est agréable et les possibilités très larges. Pbworks est un peu plus long à prendre en main pour les utilisateurs mais tout aussi puissant. Je suis intéressé par les expériences réussies ou non de mise en œuvre de plateformes collaboratives.

    • Mathieu Puech

      Ces outils sont aussi intéressants mais j’aurais quelques réserves. Manymoon, PBworks et Basecamp ont tous les 3 une version gratuite mais en SaaS propriétaire. C’est à dire : vous ne pouvez installer ces produits sur vos propres serveurs et restez donc dépendant de ces sociétés. Au contraire, teambox offre la possibilité d’être en SaaS mais il est aussi possible de l’installer sur son propre serveur car il est Open Source. Les 2 seuls logiciels où nous sommes dépendant d’une société sont Apple pour son wiki et Google pour son calendar mais ils pourraient être facilement remplacés par des solutions Open Source comme Mediawiki pour le moteur wiki ou un serveur linux pour la gestion des calendriers.

  • http://www.plum.pro Nil

    Je conseille également d’essayer Plum http://www.plum.pro – un nouvel outil de gestion de projet en ligne que nous avons développé. Il est plutôt simple et surtout plus complet que la plupart des offres.

    Tenez moi au courant si vous l’essayez ;)

    Nil